社外へファイルを送る前、隠れた情報が気になっていませんか

こんなことで困っていませんか

見積書や提案書を社外に送る直前、こんな不安がよぎることがあります。

• - Excelファイルに、以前使った別の顧客の名前が入った非表示のシートが残っていないか
• - PDFの黒塗り注釈の下に、消したはずの文字がそのまま残っていないか
• - PowerPointの発表者用のメモに、社内向けの内容を書いたままではないか

こうした確認を1ファイルずつ、アプリを開き直して行うのは手間がかかります。しかも社外共有前のファイルは、PDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPが混ざって出てくることが多く、形式ごとに別のアプリを立ち上げなければなりません。

これで解決します

PDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPをまとめて画面に放り込むと、パソコンの中だけで内容を確認し、隠れた情報として気になる箇所を候補として一覧表示します。「これは秘密の情報だ」と断定するのではなく、確度を「高い」「中くらい」で示し、人が最終確認するための候補として提示します。原本のファイルは1バイトも書き換わりません。

実際に使うには

導入のときだけは、パソコン操作にある程度慣れた方か、社内外の詳しい方の力を借りてください。セットアップが一度済めば、その後は日々の確認作業の中でそのまま使えます。

セットアップ後は、ブラウザの画面を開いて、確認したいファイルを枠にドラッグ&ドロップするだけです。やり取りは自分のパソコンの中だけで完結し、外部のサービスやクラウド、Officeソフト本体は不要です。

確認する項目は形式によって違います。

• - Word・Excel・PowerPoint: 作成者・最終更新者・会社名などの文書情報、外部への参照、コメント、Excelの非表示シート、PowerPointの発表者用メモ、Wordの非表示書式、本文中のメールアドレス・電話番号らしき文字列・登録した顧客名
• - PDF: 文書情報、リンク先、コメント系・黒塗り系の注釈、黒塗り注釈の下に文字が残っている疑いのある箇所、本文中のメールアドレス・電話番号らしき文字列・登録した顧客名
• - ZIP: 安全に確認できる内部のファイル名と展開後のサイズの一覧

顧客名の確認には、あらかじめ用意した顧客名の一覧を差し替えて使えます。氏名を推測して当てる辞書は誤検出が多いため同梱していません。

書き出しまでできる範囲

確認できる項目・確度・場所・根拠の表示に加えて、確認結果はブラウザで開ける1枚の資料としてそのまま書き出せます。

実際に自分のファイルをドロップすれば、その場でどこまで確認できるかをすぐに確かめられます。

他の方法との違い、正直な線引き

Microsoft Officeをお使いで、単発の確認で十分なら「ドキュメント検査」で足ります。 Word・Excel・PowerPointに標準で入っている機能で、コメント・非表示情報・文書情報を確認し、その場で削除までできます。形式ごとの確認の細かさでは、Office本体のほうが優れている場合もあります。この道具がOffice本体より完全だと主張しているわけではありません。

違いは、Office本体の確認が1ファイル・1アプリずつの操作であることと、PDF・ZIPが対象外であることです。この道具はPDF・Word・Excel・PowerPoint・ZIPをまとめてドロップし、形式をまたいだ1枚の確認資料として残せます。Office本体の確認と併用することをおすすめします。

ブラウザだけで完結する無料の閲覧ツール(MetadataKit・checkmetadata.com等)もあり、文書情報の閲覧だけならこれで足ります。違いは、これらは文書情報の閲覧が中心で、Excelの非表示シートやOfficeのコメント、PDFの黒塗り注釈の下の残存文字といった、構造の奥にある項目までは踏み込みません。

以下に当てはまる方には、この道具は向きません。

• - 隠れた情報の削除・除去(クリーニング)が目的の方 — この道具は確認専用です
• - 画像内の文字(スキャンした黒塗りなど)まで判定してほしい方 — 文字認識(OCR)は行いません
• - 暗号化・パスワード付きのファイルを扱いたい方 — 対応していません

価格

単品買い切り12,800円で、BOOTHで販売されています。月額・従量課金・ライセンスキー・オンライン認証はありません。

確認結果自体が機密になりうるため、確認資料は共有フォルダなど管理された1か所を指定し、不要になったら削除することをおすすめします。

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